工程施工档案资料是建筑施工技术工作的重要组成部分，是对工程进行检查、维修、管理、改建和扩建的基本依据，也是工程建设及竣工验收的必备条件。在当前工程施工档案资料还存在着不够准确、缺少数据说话；内容不够齐全、完整；资料收集、整理不够及时；部分提供的资料不够权威性、有效性；还有的资料不够严谨、缺乏可追溯性，个别资料还有弄虚作假的现象。做好工程资料，杜绝这些现象的存在，在施工管理过程中应高度重视，工程施工档案资料管理重在过程管理，资料员要明确自己的职责范围、技术资料的内容、资料的收集与归档管理、竣工资料的整理及装订；下面就这方面的问题，作简单的阐述。
一、资料员的职责范围
工程施工档案资料越来越引起建设领域的高度重视，它是建筑物在设计、施工过程中的全记录，是保证施工质量的重要组成部分；在施工承包单位应至少设一名资料员，资料员应认真学习和掌握各有关施工规范、规程、标准以及行业主管部门颁布的文件、规定；熟悉全国质量验收记录表的格式与填写要求；在资料收集、整理工作中，应该特别强调的是严谨闭合，实事求是；对重要的技术资料应保密，对工程施工档案资料有查阅和分配权；未得到上级领导允许，不得涂改、转借他人。
二、施工资料的内容划分
工程施工档案资料内容主要包括：施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工及记录、施工试验及记录、施工验收资料及质量评定资料。其中施工技术资料是工程档案形成的重要保证。
工程技术资料应按照资料类别进行分类和组卷，施工技术资料包括：工程技术文件报审表、技术管理资料、技术交底记录、施工组织设计、施工方案、设计变更文件、图纸审查记录、设计交底记录及设计变更、洽商记录等。
工程技术文件报审表主要是指《建设工程监理规范》GB50319-2013中规定的施工单位向项目监理机构报送的技术文件资料、隐蔽验收、材料/构配件时所使用的规范性表格，由施工单位填写，报审表统一格式、编号，工程项目实施中的施工单位用表主要用A类表，A类表内容主要包括工程开工/复工、施工组织设计/方案、质量保证资料、工程款支付申请、材料/构配件、工程竣工验收等表式，规范了表格，对建设领域标准化、规范化的促进有很重要的价值意义。
技术管理文件是工程建设所不可缺少的，是指导项目实施的指导性资料，项目开工必须配备收集与该项目有关的标准、图集，它是工程技术、质量、安全管理的重要依据。
工程技术交底是指导分部、分项工程具体实施的依据，技术交底宜求通俗易懂，主要控制点、施工方法要写清楚，是施工中重要性文件资料。
施工组织设计的作用是实现基本建设计划和设计要求，衡量设计方案施工的可能性和经济合理性、为及时做好各项施工准备工作提供依据，保证劳动力和各种物资的供应和使用、协调在施工中各施工单位、各工种之间、各种资源之间以及空间布置与时间之间的合理关系，以保证施工的顺利进行、为建筑施工中的技术、质量、安全生产、文明施工等各项工作提供切实可行的保证措施。施工组织设计与方案是工程档案的重要组成部分，是工程施工过程中关键指导文件，施工组织设计应有编制人、审批人签字和主管部门盖章。施工组织设计要编制及时，审批技术，真正起到指导现场施工的作用。资料员在审批、发放后，原则上应至少留出2份原件作为工程档案保存，施工组织设计的保存应按工程类别、专业分类管理，重要的技术内容应注意保密。施工组织设计是施工企业管理水平、技术指导、质量控制等综合能力的体现。
设计变更、会审记录、工程洽商单同样是工程施工的语言资料，是施工单位与设计、监理、业主等各方对工程技术达成一致的综合体现。也是工程施工图预算、工程决算的重要组成部分。所以资料员要及时保存，分类编号。
对工程施工档案资料严禁涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，资料员在收集、保管时，加强管理；施工技术资料实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位负责制。
三、项目开工前的准备性工作
在工程开工前施工承包单位应制定工程施工档案资料过程监督检查计划，把移交资料的范围、份数、表格样式，列出清单，监理方、城建档案部门沟通确认；工程实行分包的，对施工分包单位并进行综合交底，明确工程技术资料的权威性、重要性，为资料收集、管理打下坚实的基础。
四、图纸作为工程语言，应统一管理、规范归档
施工图以及与施工图有关的其他设计文件，如地质勘探报告、设计变更通知单、图纸自审和会审记录、工程变更洽商单等是工程施工的重要依据。在施工过程中一定要作为重点认真管理。
1、图纸资料的接收和发放
资料员在接收图纸资料时，应当场核对图号或编号、图名或资料名称、份数和每份张数，核对无误后方可签收。收下图纸资料后，应先交技术部门负责人审阅和确定发放对象。审阅中如发现与所承包的工程项目无关的图纸资料时，应及时将其送回。如无问题要在台帐上按规定进行登记，标明图纸收发日期；按确定的发放范围填写图纸资料交接清单，经技术部门负责人签发后及时进行图纸资料的发放。图纸资料交接清单一式二份，一份随资料交收件单位，一份资料员保存备查。图纸如是复制资料，尤其是局部复印且未复制到图签部位时，资料员应在复制图纸的适当部位注上图号和图名。
2、图纸资料保管和使用
资料员在图纸资料收到后的5个工作日内完成台帐登记。台帐按单位（子单位）工程分别建立，每个单位（子单位）工程的台帐按专业分类，同专业图纸的台帐按图号顺序由小到大排列。应将每套图纸单独装袋，并在图纸袋正面和脊背上注明图号、图名和图纸张数，如一套图纸分装几袋时，还应在每袋上注明第几袋、共几袋和本袋图纸的图号顺序号范围。使用过程中图纸袋破损时，资料员应及时更换。项目经理部内部人员需使用图纸资料时，可随时从资料员处领取，资料员可自行予以记录。图纸使用人应注意保持图纸整洁，用完后将图纸按图号顺序排列后再装入原袋。暂时不用的图纸资料应归还资料员保存，资料员应对归还的图纸资料进行清点。图纸资料除非有富余，一般不外借。确需外借时，应由借阅人提出借条，借条应写明所借资料的图号或编号、名称、张数和需借阅的天数，经技术部门负责人批准后方可外借。作为竣工图的图纸资料应单独保存，一般不应使用。确需使用时，应经技术部门负责人批准。
3、图纸变更、会审记录管理
所有变更资料应与相关的图纸登记在同一台帐内，如变更资料涉及多套图纸，在这些图纸的台帐上均应登记。变更资料应与相关的图纸同袋保存（图纸分装几袋时，放入第1袋），并由资料员在图纸目录后加入一份变更资料清单。如变更资料涉及多套图纸，应将变更资料复制多份，分别装入相关图纸的图袋内。图纸资料局部变更时，资料员应在收到变更资料的2个工作日内，根据变更资料对原图纸资料进行修改，并在修改部位注明变更资料编号（或其他唯一性的标识）。当变更范围较大，不便于修改时，可在变更部位或图纸资料的适当部位注明变更资料编号及主要变更内容。在图上标注时应采用黑色墨水笔。作废的图纸资料应经技术部门负责人鉴定，资料员在2个工作日内将作废的图纸资料收回，并加盖作废章，并在台帐内注明。如作废的图纸资料还需使用，经技术部门负责人同意，由资料员加盖作废章后保留。作废的图纸资料在工程竣工后统一销毁。
五、资料的存放、检索与管理
工程施工档案资料按时间顺序进行存放，所有资料形成后，应由资料员统一归档保管，资料员应对上交资料进行检查，保证资料的准确无误，资料归档后由资料员按照要求进行分类组卷，并编制目录以便查阅。资料员应对归档的资料负责，确保其不被破坏、修改及遗失。资料员要建立借阅记录，并负责向借阅人要回所借资料。项目技术负责人应定期对归档资料进行检查，确保资料与工程同步进行。资料员要定期对各部门资料归档情况进行检查，并将检查情况以书面形式通报项目各部门，同时报送项目技术负责人，对不符合要求的提出整改要求，限令整改日期，进行复查。
六、工程竣工资料编制的质量要求：
工程施工档案资料必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，各种程序责任者的签章手续必须齐全。
工程施工档案资料必须使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处。
工程施工档案资料的签字必须使用档案规定用笔。工程施工档案资料应采用打印的形式并手工签字。
工程施工档案资料的编制和填写必须适应档案缩微管理和计算机输入的要求，凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须使用新蓝图并反差明显，修改后的竣工图必须图面整洁，文字材料字迹工整、清楚。达不到质量要求的文字材料和图纸要一律重做。
七、工程资料组卷的基本原则：
1、建设项目按单位工程组卷；
2、工程施工档案资料应按基建文件、施工资料、监理文件和竣工图分别进行组卷，施工资料、竣工图还应按专业分别组卷，以便于保管和利用；
3、工程施工档案资料应根据工程资料的分类和《专业工程分类编码参考表》进行组卷；
4、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为：封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐；
5、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列；
6、编写页号以独立卷为单位，在案卷内文件材料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号；每卷从1开始用打号机或钢笔依次逐张标注页号，采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；
7、工程施工档案资料页号的编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角，双面编写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角；竣工图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。
8、文字资料必须装订成册，图纸材料可以装订成册，也可以散装载卷盒内存放；9、装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸；案卷装订采用三孔一线制，棉线装订结打在背面，装订线据左侧20㎜，上下两孔分别距中孔80㎜。图纸散装在卷盒内时，需将案卷封面、目录、备考表三件用棉线在左上角装订在一起。
总之，工程档案资料是建筑物设计、施工的记忆载体，资料管理是项目管理的重要组成部分，是项目竣工验收的必备条件；工程竣工做到过程管理清晰、可追溯，工程档案体现施工企业的技术管理水平；因此，施工企业项目部要高度重视档案资料的管理工作，严格过程控制，防止弄虚作假、损毁丢失文件资料的行为。