工程资料到底该怎么做？每次都到要检查的时候才知道火烧眉毛。那么到底该如何在日常工作中轻松规范地将工程资料做漂亮，是一门学问，做好了也是一项专业技能。不过只要牢记并做到下面几点，相信加班赶资料的日子将离你远去而且一去不复返。
一、明确资料填写标准
明确工程资料填写标准是为了避免在资料填写过程中的不一致而造成返工。这就要求在工程开工前先和各上级单位进行沟通。在这里要着重注意的几点是：
(一)在《现场质量检验报告单》中的数值填写类型。
这又分以下几种情况：
① 砂浆及混凝土的强度填写方式。此项在质量检验评定标准中的标定值或允许偏差内容是“在合同标准内”，在实际填写过程中就可能出现几种填写方法，一种是直接在规定值或允许偏差这一栏中填入“在合格标准内”，在检验结果这一栏中填入“合格”即可；另一种是在允许偏差及合格标准内这一栏中填入此分项工程的设计砂浆或混凝土强度，在检验结果这一栏中填入实测值。
② 部分分项工程检验评定标准中的规定值或允许偏差内容为“不陡于(大于)设计值”，这种也有两种填法，一种是在规定值或允许偏差这一栏中填入“不陡于(大于)设计值”，在检验结果这一栏中填入“不陡于(大于)设计”即可;另一种是在允许偏差及合格标准内这一栏中填入此分项工程的设计值，在检验结果这一栏中填入实测值。
③ 对现场质量检验报告单中的“检验结果”这一栏的填写也有两种理解：一种是必须填入实测值，一种理解认为既然是检验结果，则只需填入是否满足设计及规范要求或者填入是否合格即可。
(二)对《分项工程质量检验评定表》数据的填写，除了《现场质量检验报告单》中存在的问题外，还有以下几种情况：
① 对实测值或实测偏差值的填写多少的问题。在质量检验评定标准中，有的分项工程检查项目的检查频率极高，就造成产生的数据极多，而有的检查项目检查频率又极低，造成数据偏少。
反映在《分项工程质量检验评定表》中就出现了一些值填不下，一些检测值又达不到检评要求的情况。
② 平均值的求值问题，在大部分分项工程中，允许偏差同时存在正值和负值，这就出现了一个问题，在求平均值时，正值和负值是否可以混合在一起同时求值，还是必须分开求值。因为如果同时求值，有时平均值几乎均为零值，仿佛不能体现此检查项日的准确情况，故就有了需要分开求值的问题。
以上问题均需要在工作正式开工前进行确认，以防止事后不能统一而造成浪费，并影响工程竣工交验。
二、对工程项目进行分部、分项工程划分
在工程资料收集前应先对合同段内所有工程按《质量检验评定标准》的要求进行划分，并列出目录，在工程施工过程中，将收集的资料按划分的工程目录逐渐完善，可以及时发现错漏，以进行弥补，并方便工程结束后的竣工文件整理。在此要特别注意工程重要部位及隐蔽工程部位的资料收集工作：
(一)重要部位：此类工程一般关系到整个工程的交工及完成后的竣工验收工作，因此必须特别注意此类工程的资料准确性、及时性。
(二)隐蔽工程：因此类工程往往关系到一个工程的整体，但此类工程施工后又无法看见进行复测，故此类工程资料要求必须准确，绝对不能错漏。
三、掌握施工进度，及时完善认签，并健全相关制度
要随时掌握工程施工进度，工程资料要随着工程施工进度同步进行，绝对不要先抢进度，后做资料。工程资料完成后要及时上报监理，进行资料认签工作，当重要工程或隐蔽工程施工时，一定要到施工现场进行原始资料的收集，并及时进行整理，工程施工资料整编归档中应健全以下几个制度：
(一)工程资料的及时收集及整理制度。
根据工程实体进展情况，及时收集和编制相应的软件资料，从物资部门的原材料采购出厂质量证明书到取样人员的按标准取样报告单，从工程部门的现场施工管理隐蔽工程验收记录到质量专检人员的检验批工程质量验收记录，每一道工序的完成均涉及到项目的各个部门，我们不仅要做到眼观六路、耳听八方，及时掌握工程动态，还要做到嘴勤、腿勤、手更勤。
(二)人员调动时的资料移交制度。
由于工程建设周期长、人员变动较频繁，如果人员调动时没有严格执行移交手续，工程资料交接不到位，或是根本就没有交接，那么新接手的人员只能从留下的工程资料中去寻找、整理。从一步步熟悉到发现问题，通常需要一个过程，这样往往造成工程资料的脱节。例如原材料质量合格证书、复试报告单，测量复核记录表等原始资料的丢失，最后只能依据施工图纸和相应标准写“同忆录”，直接影响工程交工验收和项目工程结算，将造成公司很大的经济损失，这种事例可以说屡见不鲜，教训惨痛。
(三)建立既懂工程资料归档管理又懂工程技术的人员的培训制度。
目前在一些工程项目都配备了相应的资料员从事工程资料收集整理的工作，他们具有资料归档整编的相应知识，但对工程施工方面的专业知识较少，基本不懂工程施工有哪些工艺，需要收集哪些资料，资料的填写是否规范，与工程实体部位是否一致，而工程技术人员又不太熟悉资料归档整理的有关规定，缺少相关的知识，例如对采用的复印件应清晰，注明原件存放处、标注人姓名、标注日期并加盖红章，两者没有很好地结合起来。
总之，工程施工资料的形成和管理是一项涉及面广、影响范围大的系统工程，是一项涉及各个部门的复合型工作，需要项目施工人员相互沟通、相互协助、共同努力，才能保证工程竣工资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工的全过程，才能圆满的完成工程项目建设。