项目从立项到竣工验收需形成的记录和文件可分阶段梳理：
立项阶段：项目建议书、可行性研究报告及批复文件，还有立项审批表、投资估算报告，为项目启动提供依据。
前期准备阶段：勘察设计合同、地质勘察报告、设计图纸及评审纪要，招投标文件(含招标文件、投标文件、中标通知书)、施工合同等，明确各方权责与技术标准。
实施阶段：施工日志、材料设备进场检验记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收报告，以及设计变更单、工程洽商记录，实时追踪工程进展与变更。
验收阶段：竣工图、工程竣工总结报告、质量评估报告，还有竣工验收申请、验收会议纪要及验收合格证书，作为项目收尾的核心凭证。
这些文件共同构成项目全周期档案，保障工程合规与追溯性。