做资料员是一个非常耗脑子的工作，资料很复杂，现场试验/试件送检/资料制作/签证/报告/隐蔽图/，每一份资料的签字顺序，每一份资料数据来源的逻辑关系，资料员都需要搞清楚，尤其写报告/签证，整理资料的逻辑关系。
做资料员耐心很重要的，耐心同样也建立在时间的基础上，一般来讲，资料在工程完毕前做好会很好签字，时间久了隐蔽工程被覆盖了，不好收量认量了，讨论起来会是一笔疑账，所以资料也要及时，也是在验收会议上方便工程验收。
而且在做资料过程中，细心的重要原因除了个别错别字之外（这还是小事），你要知道你的资料，或者说每一份资料，日期都有某种程度关联的，他们是互有逻辑关系的，而当你这一份资料和你其他资料的数据出现错误的话，尤其当跟保证项目资料不一样时,而你已经找监理/建设单位又签字了，你就game over了，这证明你的资料是有造假嫌疑的，验收时就很容易出现问题。
还好资料员现在可以使用资料软件，在资料的整理上轻松很多。2000年以前，工程资料报验是在纸质表格中填写归档报验，表格一式5份，资料员的工作量很大，效率很低。而现在的资料软件不仅能提供示例工程资料，还能能自动生成学习数据，自动生成工程概况，自动评定和汇总，自动计算，极大的减轻了资料员的日常工作负担。而且资料员只需要根据要求在对应的表格里填写数据，打印保存即可。
资料软件分为建设工程土建、安装、市政、安全、高级装饰、人防、节能、园林、公路、水电、石油、铁路、钢结构、监理和分户验收等15大专业模块。
大部分资料软件都包括6个以上的专业模块，当然软件也需要规范：各专业国标规范、地方标准、企业标准、技术资料、质量检验批资料、各方监理用表、安全资料、安全检查标准以及各类交底资料都得具备。