资料员必须明白施工资料的重要性，施工资料管理是工程项目实施过程的真实记录和具体反映，对工程质量、施工管理、施工工艺和工程进度控制等均是具体全面的反映；施工资料也是竣工文件的主要组成部分。

施工资料是否准确、完善，很大程度上反映工程管理的水平。

作为资料员，本身就要有非常高的思想觉悟，提高对资料的重视程度，认真负责不得直接套用其他工程的资料。作为资料员不仅要能熟练使用CAD和office，还要熟练使用资料软件。现在各种报验、报审和归档的表格大部分都是打印的，问问身边的同行用的哪款资料软件最多，去买一个。资料软件千万不要用盗版，不要用盗版，不要用盗版，重要的事情说3遍，资料软件里面的资料规范都是要及时更新的，盗版软件不会给你更新的，别给自己找麻烦。还有一点提醒一下，哪个省的就买哪个省对应的资料软件，比如安徽省的就买安徽省资料软件，因为每个省的资料都不一样的。例如：浙江省的比较特殊，宁波的要专门买宁波资料软件版本，杭州萧山的也要买杭州萧山资料软件的版本。

资料员在日常工作中要注意不要出现以下问题：

1. 施工资料管理要求不统一

主要体现在资料表格形式的不统一及表格内容填写的不统一。

（1）不同的项目(工程)，所用的资料表格形式不完全相同。

（2）在同一个工程中，不同的施工阶段所用的资料表格也存在差异，且有的表格本身设计得不合理，对其中的填写要求没有进行说明，导致不同的人填写表格内容五花八门。

2.资料内容填写不全

（1）表格中标题栏未填写或填写不齐全。

（2）填写的内容有明显错误，填写时未看清表格要求就直接填写内容。

（3）资料中内容填写错误的，用涂改液进行修改，且修改后未经确认。

3.资料未及时形成

（1）资料未及时形成，之后弄虚作假，内容失真。

（2）现场施工记录、有关人员签证等需及时填写，原材料试验记录、检测试验需及时送检，且相关资料要真实、数据要准确。但大多数资料员没有养成良好的习惯，未做好现场填报资料及资料确认的工作，而是事后补做，造成施工资料不全。

（3）由于施工单位、监理单位等对施工资料不重视，相关人员不填写有关资料，而是由资料员全权代劳，有的施工人员签名、监理验收记录、结论，甚至是监理的签名也由资料员或别人代签。

（4）没有对资料进行严格的把关，造成资料内容失真，不能很好的反映施工现场的实际情况。

4.照搬照抄

（1）为图省事，做资料时并未按照工程实际情况，而是照搬其他工程的资料，将内容直接套用，只改一下工程名称或表头的内容，或是同一个项目中不同的单位工程的资料一模一样。

（2）同一个单位工程中不同的施工部位数据一样。

5.隐蔽/检验批工程验收记录填写不规范

（1）不少资料员为了做资料方便，隐蔽/检验批工程验收合格后，不能及时填写记录相关数据。

（2）将不同分项或不同时间验收的隐蔽/检验批工程内容填写在一张表格内。

（3）也不及时请有关单位人员签字盖章，影响下道工序。

6.资料内容不全

（1）原材料合格证不齐全对原材料合格证把关不严，内容填写不全、份数不够，大多数为抄件或复印件，未注明所用在工地名称、部位和数量的等。

（2）未注明原件存放处，没有抄件人签名、抄件日期和原件存放单位公章，使其成为适用于任何工地的通用证。实际上，这种合格证根本起不到材料证明的作用。

（3）对材料送检不重视由于送检人员疏忽或其他原因，存在对钢筋连接接头、混凝土、砂浆试块等材料的送检数量不足或未按规范要求送检的问题。