一、资料管理应具有“五收集、四台帐”
五个收集：
1、 单项工程施工组织设计、各种施工方案及施工措施的收集（电子版和纸版） 资料员自己要熟悉内容，对资料的整理、编制有很大的帮助。
2、 主要材料（钢筋、水泥、螺栓等）的质量证明书、合格证的收集整理。 现场所有的材料，合格证、质量证明书都要及时的收集、保存、整理，否则时间长了就不容易收集齐全，给资料的汇总造成麻烦。
3、 平时施工资料的收集整理（纸版资料）
施工资料等监理、业主签字后，依照情况及时收集回来，如果有困难，至少要有个纸版的台帐，要有资料的内容，上交的日期以及上交方的收到签字，避免以后资料的缺失。
4、砼试块、压实度试验、主材复试报告、商混配合比、合格证等的试验报告收集整理各种试验报告取回后，应及时汇总入台帐，然后再交给业主或监理，不可取来就直接交与业主或监理。
5、甲方发来图纸、变更单、联络单等的收集整理。
图纸、变更单及联络单发到我方后，及时汇总入台帐，然后交项目部依照实际需要情况进行打印并分发。
四个台帐：
砼试块（配合比、压实度、材料复试等）报告台帐内容
原材料合格证台帐内容
施工资料台帐内容
图纸（变更单、签证等）台帐内容
二、 做好施工资料的保存及备份工作。
竣工验收之前，所有纸版资料的保存应尽量收集在项目部专设的档案柜内，进行详细分类别放进行保管。避免现场办公室由于其它因素造成资料的缺失。
土建资料员应有各种送检(土样\混凝土试块\砂浆试块\钢筋原材等)台账;还应具备各分项工程时间台账;原材料进场台账....