一、纸制文件资料的质量要求
1、归档文件应完整、成套、系统。真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。
2、文件质量应符合要求（字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。）具体要求如下：
①归档的工程文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致。
工程文件应采用耐久性的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
②文件材料的抄写要字迹工整、清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施工的简化字。禁止使用涂改液。
③工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图宜采用国家标准图幅。
④工程文件中的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。图纸允许使用计算机出图，图纸内容必须清晰。
二、照片、录像资料的质量要求
1、要求拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容真容，能客观反映工程状况。
2、使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为归档用照片。
3、通过数码相机、数码后背、扫描仪等设备拍摄制作形成的数字图形文件必须要经数码冲印、热升华打印的方式转制成5寸照片归档。
4、用影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件必须要转制成Betacam、Dvcam录像带。
5、为了利于录像档案整理工作，进行录像档案拍时，应尽量分类拍摄。两个不同项目之间，要用标志间隔。
6、要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。
三、电子文档资料的质量要求
1、对文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
2、长期存储的电子应使用不可擦除型光盘。
四、竣工图的质量要求
1、竣工图章和竣工图确认章。
竣工图章、竣工图确认章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
2、竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一拆叠。竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。没有重大变更的施工图可在施工图上加盖“竣工图章”。
3、有重大变更的施工图。凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图，不盖“竣工图章”，但加盖监理单位刻制的“竣工图确认章”。
4、重新绘制的竣工图应符合专业技术规范、标准的要求。右下方是施工单位的竣工图标。
竣工图标示例如下：长宽尺寸为80*50mm
工程名称 测绘单位名称 编制日期 比例尺 制图人 技术负责人 审校人 年 月 日
5、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更。可在原图上更改，并加盖竣工图章。
6、竣工图的更改方法：
A文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。
B利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
C无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。
D图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
E新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。