１）工程资料应真实反映工程实际的状况，具有永久和长期保存价值的材料必须完整、准确和系统；
２）工程资料应使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间；
３）工程资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的方式；
４）施工图的变更、洽商绘图应符合技术要求。凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁；
５）工程档案的填写和编制应符合档案微缩管理和计算机输入的要求；
６）编制报送的建设项目（工程）档案缩微制品，必须依据国家微缩标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）应符合国家标准规定，保证质量，以适应长期安全保管；
７）工程资料的照片（含底片）及声像档案应图像清晰，声音清楚，文字说明或内容应准确。